AI asistent pro firmy: jak s ním komunikovat jako s kolegou

Když Steve Jobs v roce 2007 představoval první iPhone, vysmál se stylusu: „Kdo chce stylus? Musíte ho vytáhnout, zase uklidit a ztratíte ho. Fuj.“ Místo stylusu vsadil na prsty, protože ty má každý. Myšlenka je jednoduchá: nejlepší ovládání je takové, které se nemusíte učit.

Software, který se musíte naučit

Stavební firma obvykle pracuje s řadou specializovaných programů pro rozpočty, účetnictví, plánování nebo ukládání dokumentů. Každý má vlastní menu, postupy a manuál a s dalším nástrojem často přichází i další školení. Tyto programy mají své místo a AI je nenahrazuje.

AI asistent ale nabízí jiný způsob práce. Místo hledání správné funkce napíšete běžnou češtinou, co potřebujete, podobně jako byste se zeptali kolegy v kanceláři. A to umí každý. Na tom stojí i nástroje jako Volteo: zeptáte se a dostanete odpověď napříč dokumenty, vždy s dohledatelným zdrojem.

Co od takového kolegy čekat:

Co AI zvládá dobře. Dohledat informaci v dokumentech, odpovědět na otázku položenou vlastními slovy, připravit první verzi textu, shrnutí nebo přehledu.
Co je potřeba ověřit. AI se může mýlit. Podle OpenAI může znít sebejistě, i když se mýlí, a výstup je proto vhodné brát jako první návrh a důležité údaje ověřit ve spolehlivém zdroji.
Kdo rozhoduje. Odpovědnost za nabídku, smlouvu nebo stavbu zůstává na člověku. AI připraví podklad, vy jej zkontrolujete.

Obecná AI potřebuje zaučit, oborová ne

Univerzální chatboti o vaší firmě nic nevědí. Společnost Anthropic ve svém návodu k psaní zadání doporučuje dívat se na model jako na schopného, ale nového zaměstnance, kterému chybí kontext o vašich zvyklostech a postupech. Proto je potřeba ho pokaždé zaučit: vysvětlit zakázku, přiložit dokumenty, popsat postup a určit podobu výstupu. Takové zadání se musí člověk naučit psát, a tím se vracíme k softwaru, který se musíte naučit.

Kolega, který ve firmě už pracuje, takový výklad nepotřebuje. Zná zakázky, dodavatele i to, jak se u vás věci dělají. Stejně je postavené Volteo:

Zná souvislosti napříč firmou. Propojuje projekty, lidi, dodavatele a firemní postupy s tím, co je ve vašich podkladech, a může využít zkušenosti z předchozích zakázek, smluv i nabídek, ke kterým máte přístup.
Má agenty pro konkrétní práci. Například AI přípravář je připravený na porovnání nabídek dodavatelů, takže mu nemusíte vysvětlovat, co má hledat.
Pracuje podle vašich postupů. Agenty a přehledy si firma nastaví podle vlastních postupů, sama nebo s pomocí našeho týmu.

Zadání pak vypadá jako běžná otázka v kanceláři, například:

„Porovnej prosím tyto dvě nabídky na okna. Najdi rozdíly v ceně, rozsahu a termínu dodání.“

Kontrola ale zůstává na vás. U odpovědi vidíte zdroj, takže ji můžete ověřit v originále, a výsledek schvaluje člověk, který stavbu zná.

Jobsova lekce se netýkala jen telefonů. Nejlepší nástroj je ten, který se nemusíte učit, a rozhovor s kolegou, který zná vaši firmu, umí každý. Pokud chcete vyzkoušet, jak takový kolega pracuje nad dokumenty vaší firmy, podívejte se na Volteo. Data zůstávají uložená v EU.